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Focus sul Knowledge Management: come automatizzare la gestione delle conoscenze

Il knowledge management è l’insieme di metodi e strumenti dedicati all’identificazione e gestione del capitale intellettuale di un’azienda. L’obiettivo è far circolare le conoscenze per creare innovazione.

L’oggetto di questa disciplina è la Knowledge Base, la mole di informazioni costituita dalle conoscenze esplicite (quelle documentate e facilmente trasferibili) e dalle conoscenze implicite, che risiedono nei dipendenti e nel personale, legate all’esperienza di ciascuno e al contesto. Sono, infatti, soprattutto le best practices per la risoluzione dei problemi a permettere il miglioramento del rendimento aziendale.

Una definizione di Knowledge Management è data per la prima volta da Karl Wiig, che ne teorizza i fondamenti durante una conferenza dell’Organizzazione Internazionale dei Lavoratori delle Nazioni Unite (1986):

Il Knowledge Management è costruzione, rinnovamento e applicazione sistematica, esplicita e deliberata della conoscenza, per massimizzare l’efficacia legata alla conoscenza di un’impresa e il rendimento del suo patrimonio conoscitivo.

Gestire le informazioni con il Knowledge management

Il Knowledge Management punta a raccogliere e gestire la conoscenza connessa ad un’impresa, eliminando ridondanze e gap conoscitivi, che possono crearsi quando la documentazione rimane separata fra reparti aziendali.

Creando un database unico dove raccogliere tutto il capitale intellettuale si protegge il know-how dell’azienda e si riesce a facilitare la ricerca di dati e informazioni, aumentando l’efficienza del personale.

La condivisione dei contenuti fra tutti i dipartimenti favorisce l’allineamento degli obiettivi interdisciplinari, la comunicazione e la collaborazione fra le persone, per sviluppare progetti e creare nuove conoscenze.

Come implementare il Knowledge Management

1. Nella prima fase di implementazione di una corretta Gestione della Conoscenza è necessario definire una strategia e degli obiettivi in dettaglio, oltre a definire gli stakeholder, cioè tutti quei soggetti che potranno essere utili o avere un ruolo nell’implementazione del KM.

2. A questo punto sarà utile cominciare a mappare la Knowledge Base, come se fosse raggruppata all’interno di un grande contenitore, classificando i contenuti per semplificare la futura ricerca. Al suo interno vanno integrate le conoscenze esterne ed interne, quelle esplicite (documenti, dati, informazioni) e quelle implicite (derivanti dall’esperienza e dal contesto).

3. Una volta definiti la terminologia e i formati, che serviranno a richiamare determinati contenuti all’occorrenza, si procede con la definizione dei ruoli e delle funzionalità necessarie, stabilendo quali operazioni sarà possibile effettuare, da chi e con quali restrizioni.

4. Al termine di questa fase è necessario scegliere un sistema digitale, cioè selezionare un software, che dovrà incontrare le esigenze appena messe in luce. L’impiego di un software che si avvale di Intelligenza Artificiale potrà rappresentare una soluzione innovativa per semplificare il processo e il conseguente utilizzo della Knowledge Base aziendale.

Come Pigro automatizza il Knowledge Management

Se implementare il Knowledge Management sembra un processo lungo e dispendioso, l’Intelligenza Artificiale sviluppata da Pigro vuole offrire una soluzione a tale problematica.

Essa permette di importare tutta la documentazione che costituisce la Knowledge Base aziendale, capitale unico e irripetibile, in qualsiasi formato e da qualsiasi repository.

L’obiettivo è interrogare, come un vero e proprio motore di ricerca, tutte le informazioni già patrimonio aziendale, attraverso un’interfaccia semplice e intuitiva, user-friendly.

Grazie ad un algoritmo proprietario, Pigro automatizza la fase di training del sistema, cioè estrae tutte le possibili domande e risposte presenti nella documentazione.

A ogni query o domanda proveniente dai collaboratori corrisponderà una risposta presente nella Knowledge Base, anch’essa in linguaggio naturale, e la fonte da cui proviene. Le ricerche effettuate possono essere salvate e condivise con i colleghi. 

Il risparmio di tempo è evidente, sia nello svolgimento delle attività lavorative, ma soprattutto nella fase di implementazione dell’intero sistema, che non richiede modifiche o trascrizioni della Knowledge Base per essere utilizzabile.

Vantaggi pratici del consultare la knowledge base aziendale 

Sicuramente uno dei vantaggi di un buon Knowledge Management consiste nell’eliminare sprechi nei costi di gestione, poiché unificando i processi e la comunicazione si impiega meno tempo nella ricerca di informazioni e dati sparsi, si possono distribuire le risorse in maniera migliore, laddove sono considerate più utili.

La tecnologia digitale mette a disposizione sistemi sempre più avanzati che consentono di semplificare la ricerca e centralizzare il sapere.

Le persone con più competenze potranno valorizzare le proprie conoscenze condividendole con il resto dell’impresa, sentendosi più motivate e di conseguenza più produttive.

Così si favorisce la collaborazione a più livelli, incidendo sulla catena del valore, sui processi di innovazione e di conseguenza sul miglioramento delle performance aziendali per ottenere vantaggio competitivo.

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