onboarding aziendale

Cos’è l’onboarding aziendale e come farlo funzionare sfruttando il Knowledge Management

Cos’è l’onboarding aziendale e come farlo funzionare sfruttando il Knowledge Management

Un efficiente Knowledge Management consente di far circolare conoscenze utili a tutta l’azienda, soprattutto per condividerle con i nuovi dipendenti: parliamo del processo di onboarding aziendale.

Quando si vuole assumere un nuovo dipendente in un’azienda vi sono fasi strutturate da seguire: i dipartimenti Human Resources si occuperanno di ricerca e selezione del personale, fino ad arrivare all’assunzione vera e propria. Ma dopo… cosa succede? Si deve mettere in atto il cosiddetto processo di Onboarding aziendale.

Cos’è l’Onboarding definizione e importanza

Se siete un’azienda che ha investito in recruitment del personale ed ha appena assunto un nuovo dipendente, saprete bene che a questo punto dovrete inserirlo in un team di lavoro, iniziarlo ad una mansione. 

Vi trovate appunto nella fase dell’Onboarding: il dipendente neoassunto deve acquisire tutte le conoscenze, le competenze e apprendere i comportamenti per diventare parte integrante dell’azienda, sia a livello organizzativo che di cultura aziendale. 

Nell’ottica di gestione delle risorse umane l’onboarding è un processo cruciale quando si vuole aggiungere un nuovo membro al team. Mediante questa fase si riuscirà (o meno) a trasferire la conoscenza necessaria per renderlo a tutti gli effetti operativo nella squadra di lavoro.

Quello che con un termine tecnico viene definito Onboarding Process altro non è che il processo di formazione e integrazione dei nuovi impiegati e l’apprendimento di tutto quello che gli permetterà di “salire a bordo” e stare al passo con gli altri dipendenti: membri del team e ruoli, strumenti utili, policies, informazioni sui clienti, regolamento del luogo di lavoro, ecc.

Le sfide del processo di onboarding

L’Onboarding non è solo un sinonimo di “formazione”, ma ha un significato più ampio: serve a costruire e cementare il rapporto con azienda, colleghi e management aziendale. Il principale vantaggio competitivo dell’Onboarding per l’azienda è valorizzare e mettere a frutto il “sapere” dei dipendenti.

Anche nell’ottica di retention dei dipendenti (ovvero la capacità di evitare licenziamenti e dimissioni dei propri dipendenti) un buon processo di Onboarding può influire positivamente. 

Il proverbiale entusiasmo di un nuovo impiegato può, infatti, essere spento da un processo di apprendimento molto scarno, in cui viene inondato di informazioni tra le quali ha difficoltà ad orientarsi: questo potrebbe avere come conseguenza che figure potenzialmente talentuose scelgano in futuro di allontanarsi dall’azienda.

L’Onboarding deve porsi quindi diverse sfide da superare:

– far acquisire al nuovo dipendente familiarità con i tools e i sistemi aziendali;

– far apprendere gergo e valori aziendali per rapportarsi al meglio coi colleghi;

– trasmettere l’importanza di un processo di formazione che non sia lungo, noioso e confusionario, ma dia informazioni concrete e utili;

– porre attenzione a tutte le informazioni trasmesse durante l’onboarding: spesso provenendo da realtà simili o avendo già usato strumenti del genere gli impiegati non prestano realmente attenzione alla formazione.

I limiti delle strategie tradizionali

L’onboarding tradizionale si articola spesso in lunghe sessioni di orientamento, seminari, slides, presentazioni PowerPoint che sembrano non finire mai, con il risultato che i nuovi dipendenti rimangano confusi dalla mole di informazioni trasmesse.

Oppure vengono loro sottoposti lunghi manuali e compendi che contengono tutto ciò che occorre sapere per entrare nel team. Questi documenti scritti non assicurano che l’impiegato vi dedichi tempo per la lettura e soprattutto non permettono un confronto diretto per chiedere chiarimenti e approfondimenti.

Comportano, inoltre, uno sforzo maggiore per tenere aggiornata questo tipo di documentazione, specie se viene distribuita in copie cartacee.

Un onboarding efficiente dovrebbe invece basarsi su sessioni brevi e mirate, targetizzate in base alle mansioni che le nuove leve andranno poi a svolgere.

Implementare il Knowledge Management come soluzione per i processi di onboarding

Implementare un processo di condivisione della conoscenza, che sia efficiente e piacevole per i dipendenti, è la soluzione ai problemi di comunicazione che insorgono nel formare un nuovo impiegato.

La gestione della conoscenza riguarda tutto quello che viene definito capitale intellettuale di un’azienda: documenti, schede prodotto, manuali, policies, elenchi di fornitori, brochure, contenuti del sito web e così via. Per far funzionare al meglio procedure interne e servizi ai clienti è necessario quindi che i dipendenti (anche quelli nuovi) abbiano accesso a tutte queste informazioni.

Per questo un buon sistema di Knowledge Management dovrebbe avere queste caratteristiche:

– facile accesso alle conoscenze, anche “self-service”, per chiunque ne abbia bisogno e in qualsiasi momento, senza necessità di lunghe sessioni di formazione in persona;

– favorire la collaborazione, così che chiunque possa porre domande e ricevere risposte;

– facile da aggiornare con nuove informazioni;

– rispondere alle specifiche necessità dei vari team e figure professionali;

–  essere sempre accessibile nel lungo periodo così che i dipendenti possano ricercare le informazioni man mano che ne hanno bisogno;

è chiaro che durante l’onboarding molte delle caratteristiche di cui abbiamo parlato sopra possono risultare fondamentali per integrare un nuovo dipendente. Avere a disposizione, in qualsiasi momento, tutte le conoscenze in un solo posto può risolvere qualsiasi dubbio e facilitare la sua formazione. 

Pigro semplifica il processo di onboarding grazie all’intelligenza artificiale

Il focus di Pigro è realizzare sistemi di knowledge management che permettano di velocizzare la ricerca di informazioni, per svolgere tutte le operazioni connesse al mondo aziendale, che siano Customer Service, Help Desk o Onboarding dei nuovi dipendenti.

Grazie al suo algoritmo proprietario, Pigro automatizza l’importazione dei documenti che compongono la Knoweldge Base dell’azienda ed estrae automaticamente, da qualsiasi tipo di file digitale, le risposte alle domande poste dagli utenti. Rende più semplice anche l’aggiornamento e l’integrazione dei documenti, segnalandone eventuali lacune.

Il goal nel processo di Onboarding è proprio quello di facilitare la condivisione delle conoscenze con i nuovi arrivati, così da integrarli e farli sentire parte dell’impresa nel proporre idee e far circolare il proprio know-how.

Per questo è di fondamentale importanza trovare le risposte giuste al momento giusto. La soluzione AI di Pigro punta proprio a far circolare il know-how fra tutti i livelli aziendali, può essere utile nel costruire un sistema di Onboarding efficiente, che faccia risparmiare tempo (e costi) nella formazione e nell’apprendimento, evitando quelle lunghe e inutili sessioni tradizionali.

Grazie all’AI è più semplice quindi aumentare la produttività di tutta l’azienda (poichè gli operatori non dovranno più perdere tempo nella ricerca delle informazioni tra varie repository), rendere più alto il morale dei nuovi dipendenti, che non saranno più frustrati dalla ricerca di risposte a domande apparentemente semplici e, infine, rendere il knowledge sharing parte della cultura aziendale.

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