Knowledge Management significato
Che cos’è il Knowledge Management e qual è il suo obiettivo?Il Knowledge Management (KM), o Gestione della Conoscenza, è una vera e propria disciplina che ha l’obiettivo di costruire, gestire e rinnovare la base di conoscenza aziendale, per massimizzare l’efficacia legata al know-how di un’impresa e il rendimento del suo patrimonio conoscitivo.
Il Knowledge Management include tutti gli strumenti e i metodi atti a raccogliere e gestire la conoscenza connessa ad un’impresa, eliminando ridondanze e gap conoscitivi, che possono crearsi quando la documentazione rimane separata fra reparti aziendali.
Creando un database unico dove raccogliere tutto il capitale intellettuale si protegge il know-how dell’azienda e si riesce a facilitare la ricerca di dati e informazioni, aumentando l’efficienza del personale.
La condivisione dei contenuti fra tutti i dipartimenti favorisce l’allineamento degli obiettivi interdisciplinari, la comunicazione e la collaborazione fra le persone, per sviluppare progetti e creare nuove conoscenze.
L’importanza della Knowledge Base
Con questo termine si indica l’oggetto del Knowledge Management, ma la Knowledge Base cos’è?Essa è costituita dalla mole di informazioni a disposizione dell’azienda o organizzazione. Essa costituisce una delle risorse principali per le aziende, fonte di vantaggio competitivo ed economico, ed è formata dalle conoscenze esplicite, cioè documentate e facilmente trasferibili, e dalle conoscenze implicite, che risiedono nelle persone, legate all’esperienza degli attori aziendali e al contesto. Queste ultime sono costituite, ad esempio, dalle best practices per la risoluzione dei problemi, che sono estremamente importanti poiché permettono di svolgere il lavoro nel modo più efficiente, facilitando i processi decisionali e contribuendo al miglioramento del rendimento aziendale.
La Knowledge Base racchiude, dunque, il cosiddetto “know-how”.Ma che cos’è il know how di un’azienda? Esso è costituito da tutto il patrimonio di informazioni e procedure fondamentali per i dipendenti e i clienti.
Per questo motivo, è importante che il capitale intellettuale possa risultare facilmente accessibile e condivisibile tra i vari dipartimenti, affinché chiunque, secondo il proprio ruolo, possa sfruttare le informazioni messe a disposizione per svolgere al meglio le attività lavorative.
Il Knowledge Management include tutti gli strumenti e i metodi atti a raccogliere e gestire la conoscenza connessa ad un’impresa, eliminando ridondanze e gap conoscitivi, che possono crearsi quando la documentazione rimane separata fra reparti aziendali.
Creando un database unico dove raccogliere tutto il capitale intellettuale si protegge il know-how dell’azienda e si riesce a facilitare la ricerca di dati e informazioni, aumentando l’efficienza del personale.
La condivisione dei contenuti fra tutti i dipartimenti favorisce l’allineamento degli obiettivi interdisciplinari, la comunicazione e la collaborazione fra le persone, per sviluppare progetti e creare nuove conoscenze.
L’importanza della Knowledge Base
Con questo termine si indica l’oggetto del Knowledge Management, ma la Knowledge Base cos’è?Essa è costituita dalla mole di informazioni a disposizione dell’azienda o organizzazione. Essa costituisce una delle risorse principali per le aziende, fonte di vantaggio competitivo ed economico, ed è formata dalle conoscenze esplicite, cioè documentate e facilmente trasferibili, e dalle conoscenze implicite, che risiedono nelle persone, legate all’esperienza degli attori aziendali e al contesto. Queste ultime sono costituite, ad esempio, dalle best practices per la risoluzione dei problemi, che sono estremamente importanti poiché permettono di svolgere il lavoro nel modo più efficiente, facilitando i processi decisionali e contribuendo al miglioramento del rendimento aziendale.
La Knowledge Base racchiude, dunque, il cosiddetto “know-how”.Ma che cos’è il know how di un’azienda? Esso è costituito da tutto il patrimonio di informazioni e procedure fondamentali per i dipendenti e i clienti.
Per questo motivo, è importante che il capitale intellettuale possa risultare facilmente accessibile e condivisibile tra i vari dipartimenti, affinché chiunque, secondo il proprio ruolo, possa sfruttare le informazioni messe a disposizione per svolgere al meglio le attività lavorative.
Storia del Knowledge Management
Dagli esordi nel pensiero orientale...
Le origini del Knowledge Management affondano le proprie radici nell’antichità: fin dalla nascita delle prime biblioteche, infatti, l’obiettivo era quello di condividere e tramandare il sapere. Anche nel Medioevo le confraternite di Arti e Mestieri portavano avanti lo schema di apprendimento allievo-maestro, basato su principi cardine del moderno knowledge management.
Sulle origini della disciplina per come la conosciamo oggi vi sono diverse correnti di pensiero: secondo alcune fonti risalirebbero agli anni Novanta del XX secolo, quando due studiosi giapponesi, Ikujiro Nonaka e Hirotaka Takeuchi, hanno teorizzato la distinzione tra conoscenze tacite ed esplicite, in quella che nelle loro ricerche viene definita “creazione della conoscenza organizzativa”.
Essa viene definita come una forma di collaborazione totale tra i diversi componenti di un’azienda, che prevede la creazione e circolazione del sapere a più livelli, inglobandolo in prodotti, servizi e sistemi.
Ispirandosi all’organizzazione del lavoro giapponese, questa teoria raccoglie in realtà spunti da molti campi diversi, come l’organizzazione aziendale, la sociologia, la filosofia, le scienze cognitive, l’archivistica e l’informatica.
I primi strumenti sviluppati per gestire la conoscenza aziendale sono stati, infatti, le Intranet, ossia reti interne che consentono la condivisione delle informazioni tra un insieme chiuso di unità, anche distanti tra loro. È stato nel 1993 che il primo Conferenza sulla gestione delle informazioni e della conoscenza (CIKM) si è tenuto un forum internazionale sullo stato della ricerca e degli studi sull'argomento. Fu qui che iniziarono ad offrire le prime grandi società di consulenza
— e vendere
— servizi di gestione e organizzazione della conoscenza ai propri clienti. Da quel momento in poi, KM iniziò a ricevere sempre più attenzione e si affermò nel mondo aziendale.
KM oggi: ritorno alle originiOggi, l'evoluzione tecnologica ha permesso di fare passi da gigante e gli strumenti per il Knowledge Management non si basano solo sull'uso di Tecnologia dell'informazione (IT) ma sempre più Intelligenza artificiale (AI).Tuttavia, ci stiamo rendendo conto che l'obiettivo di condivisione delle conoscenze tra le persone, anche in sedi o divisioni diverse, non è così facile da realizzare.Questo perché una caratteristica importante del Knowledge Management, che non sempre viene presa in considerazione nelle definizioni fornite finora, è la presenza di un'organizzazione, che emerge anche nella sua origine storica.
L'interesse primario che guida la condivisione della conoscenza è proprio quello di trasmetterla e diffondendolo all'interno di una comunità.
Per questo motivo, la dimensione culturale, anche all'interno del gruppo aziendale, è estremamente importante: non solo è necessario fornire sempre più strumenti intuitivi e facili da usare, adatto per acquisire, organizzare e distribuire informazioni, ma anche per condividerle visione aziendale ed essere allineati nel considerare la conoscenza una risorsa fondamentale per generare valore.
Le origini del Knowledge Management affondano le proprie radici nell’antichità: fin dalla nascita delle prime biblioteche, infatti, l’obiettivo era quello di condividere e tramandare il sapere. Anche nel Medioevo le confraternite di Arti e Mestieri portavano avanti lo schema di apprendimento allievo-maestro, basato su principi cardine del moderno knowledge management.
Sulle origini della disciplina per come la conosciamo oggi vi sono diverse correnti di pensiero: secondo alcune fonti risalirebbero agli anni Novanta del XX secolo, quando due studiosi giapponesi, Ikujiro Nonaka e Hirotaka Takeuchi, hanno teorizzato la distinzione tra conoscenze tacite ed esplicite, in quella che nelle loro ricerche viene definita “creazione della conoscenza organizzativa”.
Essa viene definita come una forma di collaborazione totale tra i diversi componenti di un’azienda, che prevede la creazione e circolazione del sapere a più livelli, inglobandolo in prodotti, servizi e sistemi.
Ispirandosi all’organizzazione del lavoro giapponese, questa teoria raccoglie in realtà spunti da molti campi diversi, come l’organizzazione aziendale, la sociologia, la filosofia, le scienze cognitive, l’archivistica e l’informatica.
I primi strumenti sviluppati per gestire la conoscenza aziendale sono stati, infatti, le Intranet, ossia reti interne che consentono la condivisione delle informazioni tra un insieme chiuso di unità, anche distanti tra loro. È stato nel 1993 che il primo Conferenza sulla gestione delle informazioni e della conoscenza (CIKM) si è tenuto un forum internazionale sullo stato della ricerca e degli studi sull'argomento. Fu qui che iniziarono ad offrire le prime grandi società di consulenza
— e vendere
— servizi di gestione e organizzazione della conoscenza ai propri clienti. Da quel momento in poi, KM iniziò a ricevere sempre più attenzione e si affermò nel mondo aziendale.
KM oggi: ritorno alle originiOggi, l'evoluzione tecnologica ha permesso di fare passi da gigante e gli strumenti per il Knowledge Management non si basano solo sull'uso di Tecnologia dell'informazione (IT) ma sempre più Intelligenza artificiale (AI).Tuttavia, ci stiamo rendendo conto che l'obiettivo di condivisione delle conoscenze tra le persone, anche in sedi o divisioni diverse, non è così facile da realizzare.Questo perché una caratteristica importante del Knowledge Management, che non sempre viene presa in considerazione nelle definizioni fornite finora, è la presenza di un'organizzazione, che emerge anche nella sua origine storica.
L'interesse primario che guida la condivisione della conoscenza è proprio quello di trasmetterla e diffondendolo all'interno di una comunità.
Per questo motivo, la dimensione culturale, anche all'interno del gruppo aziendale, è estremamente importante: non solo è necessario fornire sempre più strumenti intuitivi e facili da usare, adatto per acquisire, organizzare e distribuire informazioni, ma anche per condividerle visione aziendale ed essere allineati nel considerare la conoscenza una risorsa fondamentale per generare valore.
Come funziona un Knowledge Management system
La gestione della conoscenza mira a far circolare le conoscenze aziendali e ad archiviare le informazioni, rendendole accessibili quando necessario.
Per implementare questo tipo di attività, è necessario spiegare gli strumenti di gestione della conoscenza e come utilizzarli per importare tutto il know-how, cercare informazioni e ottenerle quando necessario.
Gli elementi coinvolti nella gestione della conoscenza
Come insieme di metodologie e processi, la gestione della conoscenza include 4 fattori essenziali, indipendentemente dal settore, dalle dimensioni o dalle esigenze di conoscenza dell'organizzazione. Quindi, prima di analizzarne gli obiettivi e i vantaggi, dobbiamo rispondere a una domanda: quali sono i quattro elementi della gestione della conoscenza?
Persone: sono l'elemento più importante nella gestione della conoscenza, in quanto detentori della conoscenza. Nello specifico, la conoscenza tacita risiede nell'esperienza e nei comportamenti delle persone che fanno parte dell'organizzazione. Per questo motivo, è compito del Knowledge Management garantire che le informazioni siano rese esplicite in modo che possano essere trasferite e valutate. In che modo? Identificando leader e facilitatori tra dipendenti e stakeholder per promuovere la condivisione delle conoscenze.
Processi: per sviluppare una soluzione ottimale, è necessario innanzitutto comprendere quali processi aziendali sono coinvolti nella diffusione delle informazioni, iniziando dalla loro creazione, raccolta, organizzazione e poi utilizzo nei vari reparti aziendali.T
tecnologia: questo elemento può essere sviluppato solo dopo l'analisi dei fattori precedenti. La tecnologia scelta, che sia un software, una intranet o una soluzione di intelligenza artificiale, deve consentire la creazione di contenuti, la ricerca di dati e informazioni, la raccolta degli stessi e della loro organizzazione e infine la loro condivisione per incoraggiare la collaborazione tra le persone.
Strategia: potrebbe essere ovvio dirlo, ma per implementare un programma KM, abbiamo bisogno di una strategia chiara, documentata e rilevante per il business. Deve definire le esigenze di conoscenza, come risolverle, lo strumento da utilizzare, il budget e gli obiettivi previsti (ROI).
Funzioni principali del software di gestione della conoscenzaQual è lo scopo della gestione della conoscenza? Il software di gestione della conoscenza si riferisce a qualsiasi sistema IT che consente di:1) Acquisizione, archiviazione e recupero di informazioniPer fare ciò, il KMS deve importare o creare da zero base di conoscenza da cui a estrarre le risposte e i documenti richiesti al momento giusto. Il software di gestione dei documenti può automatizzare questa importazione, senza la necessità di riscrivere i contenuti in un linguaggio diverso dal linguaggio naturale, consentendo di ottimizzare i tempi di implementazione del sistema.2) Indicizzazione e gestione delle conoscenze
Nella creazione di archivi di informazioni aziendali, la conoscenza può essere indicizzata in categorie per facilitarne la successiva navigazione. Grazie all'Intelligenza Artificiale, i sistemi di gestione della conoscenza si sono evoluti e anche questo passaggio può essere automatizzato, integrando rapidamente le soluzioni nei processi aziendali.3)
Assegna facilmente le risorse aziendaliCome risultato della circolazione delle informazioni attraverso la gestione della conoscenza aziendale, il procedure e processi decisionali necessario per portare a termine qualsiasi lavoro sarà più veloce da applicare. Non si perderà altro tempo a cercare risposte e risolvere ticket ripetitivi, ma ognuno nel suo ruolo sarà in grado di prendere decisioni in autonomia, con tutte le conoscenze di cui ha bisogno.
La disponibilità di accesso facile e gratuito ai documenti, alle schede prodotto, ai listini prezzi e a qualsiasi altro tipo di file, consente l'ottimizzazione di tempi e costi sia dell'Help Desk che del Servizio Clienti, offrendo servizi migliorie avere clienti più soddisfatti.4) Costituire una preziosa miniera di conoscenzeIl vantaggio di buona gestione del know-how aziendale è che migliora la conoscenza tacita acquisita attraverso l'esperienza dei lavoratori.
A sfruttare le migliori pratiche e comprovato procedure di risoluzione dei problemi, è necessario diffondere la cultura della condivisione e offrire modalità di raccolta della conoscenza. Rendere la conoscenza facilmente accessibile a tutti è il modo migliore per evitare perdite di tempo e produttività.La condivisione delle migliori pratiche e del know-how può essere un vantaggio competitivo per l'azienda. La dispersione della conoscenza è un rischio ogni volta che un dipendente lascia o cambia ruolo.
Per questo motivo è necessario che le informazioni non rimane una prerogativa di una persona, ma è condiviso il più possibile con i loro colleghi in modo che possa essere ricercato e utilizzato facilmente.5)
Stimolare le informazioni e creare nuove informazioniUltimo ma non meno importante, un KMS può aiutare gli altri ad apprendere e produrre nuove conoscenze. È il project manager che deve promuovere una cultura della collaborazione e incoraggiare i dipendenti a imparare, perseguire i propri obiettivi e fare affari. Se potete lavorare insieme, potete stimolare la crescita di nuove idee, diffondere la cultura dell'innovazione in tutta l'azienda.
Se tutti ne vedono l'importanza e il contributo al miglioramento della circolazione delle conoscenze, ci sarà un maggiore incentivo a condividere idee e informazioni. Un vero circolo vizioso della produttività.
Come implementare un sistema di gestione della conoscenza
Prima di scegliere il software più adatto per gestire la conoscenza aziendale, è necessario avere chiari i passaggi principali per implementare una soluzione di gestione della conoscenza aziendale.
Queste sono le 5 fasi della gestione della conoscenza:
1. Innanzitutto, è utile analizzare e comprendere lo scenario di partenza e le sfide legate all'implementazione del sistema di Knowledge Management: quali problemi risolverà? Se fino ad ora i processi di gestione della conoscenza sono stati relegati a semplici compiti del dipartimento IT, è necessario apportare un cambiamento culturale, in modo che KM sia considerata una piattaforma disponibile per l'intera organizzazione e alla quale tutti possono contribuire.
2. In questa fase dell'organizzazione del Knowledge Management, è necessario definire una strategia e degli obiettivi in dettaglio, nonché definire gli stakeholder, ovvero tutti quei soggetti che possono essere utili o avere un ruolo nell'implementazione del Knowledge Management System.
3. A questo punto sarà utile iniziare a mappare la Knowledge Base, classificando i contenuti per semplificare le ricerche future. All'interno della Knowledge Base, le conoscenze esterne e interne devono essere integrate, sia esplicite (documenti, dati, informazioni) che tacite (derivate dall'esperienza e dal contesto).
4. Una volta definiti la terminologia e i formati, che verranno utilizzati per richiamare determinati contenuti quando necessario, si procede alla definizione dei ruoli e delle funzionalità necessari, stabilendo quali operazioni possono essere eseguite, da chi e con quali restrizioni.
5. Al termine di questa fase, è necessario scegliere un sistema digitale, ossia selezionare un software, che soddisfi le esigenze appena evidenziate. L'utilizzo di software che si avvale dell'Intelligenza Artificiale può rappresentare una soluzione innovativa per semplificare il processo e il conseguente utilizzo della Knowledge Base aziendale.
Per implementare questo tipo di attività, è necessario spiegare gli strumenti di gestione della conoscenza e come utilizzarli per importare tutto il know-how, cercare informazioni e ottenerle quando necessario.
Gli elementi coinvolti nella gestione della conoscenza
Come insieme di metodologie e processi, la gestione della conoscenza include 4 fattori essenziali, indipendentemente dal settore, dalle dimensioni o dalle esigenze di conoscenza dell'organizzazione. Quindi, prima di analizzarne gli obiettivi e i vantaggi, dobbiamo rispondere a una domanda: quali sono i quattro elementi della gestione della conoscenza?
Persone: sono l'elemento più importante nella gestione della conoscenza, in quanto detentori della conoscenza. Nello specifico, la conoscenza tacita risiede nell'esperienza e nei comportamenti delle persone che fanno parte dell'organizzazione. Per questo motivo, è compito del Knowledge Management garantire che le informazioni siano rese esplicite in modo che possano essere trasferite e valutate. In che modo? Identificando leader e facilitatori tra dipendenti e stakeholder per promuovere la condivisione delle conoscenze.
Processi: per sviluppare una soluzione ottimale, è necessario innanzitutto comprendere quali processi aziendali sono coinvolti nella diffusione delle informazioni, iniziando dalla loro creazione, raccolta, organizzazione e poi utilizzo nei vari reparti aziendali.T
tecnologia: questo elemento può essere sviluppato solo dopo l'analisi dei fattori precedenti. La tecnologia scelta, che sia un software, una intranet o una soluzione di intelligenza artificiale, deve consentire la creazione di contenuti, la ricerca di dati e informazioni, la raccolta degli stessi e della loro organizzazione e infine la loro condivisione per incoraggiare la collaborazione tra le persone.
Strategia: potrebbe essere ovvio dirlo, ma per implementare un programma KM, abbiamo bisogno di una strategia chiara, documentata e rilevante per il business. Deve definire le esigenze di conoscenza, come risolverle, lo strumento da utilizzare, il budget e gli obiettivi previsti (ROI).
Funzioni principali del software di gestione della conoscenzaQual è lo scopo della gestione della conoscenza? Il software di gestione della conoscenza si riferisce a qualsiasi sistema IT che consente di:1) Acquisizione, archiviazione e recupero di informazioniPer fare ciò, il KMS deve importare o creare da zero base di conoscenza da cui a estrarre le risposte e i documenti richiesti al momento giusto. Il software di gestione dei documenti può automatizzare questa importazione, senza la necessità di riscrivere i contenuti in un linguaggio diverso dal linguaggio naturale, consentendo di ottimizzare i tempi di implementazione del sistema.2) Indicizzazione e gestione delle conoscenze
Nella creazione di archivi di informazioni aziendali, la conoscenza può essere indicizzata in categorie per facilitarne la successiva navigazione. Grazie all'Intelligenza Artificiale, i sistemi di gestione della conoscenza si sono evoluti e anche questo passaggio può essere automatizzato, integrando rapidamente le soluzioni nei processi aziendali.3)
Assegna facilmente le risorse aziendaliCome risultato della circolazione delle informazioni attraverso la gestione della conoscenza aziendale, il procedure e processi decisionali necessario per portare a termine qualsiasi lavoro sarà più veloce da applicare. Non si perderà altro tempo a cercare risposte e risolvere ticket ripetitivi, ma ognuno nel suo ruolo sarà in grado di prendere decisioni in autonomia, con tutte le conoscenze di cui ha bisogno.
La disponibilità di accesso facile e gratuito ai documenti, alle schede prodotto, ai listini prezzi e a qualsiasi altro tipo di file, consente l'ottimizzazione di tempi e costi sia dell'Help Desk che del Servizio Clienti, offrendo servizi migliorie avere clienti più soddisfatti.4) Costituire una preziosa miniera di conoscenzeIl vantaggio di buona gestione del know-how aziendale è che migliora la conoscenza tacita acquisita attraverso l'esperienza dei lavoratori.
A sfruttare le migliori pratiche e comprovato procedure di risoluzione dei problemi, è necessario diffondere la cultura della condivisione e offrire modalità di raccolta della conoscenza. Rendere la conoscenza facilmente accessibile a tutti è il modo migliore per evitare perdite di tempo e produttività.La condivisione delle migliori pratiche e del know-how può essere un vantaggio competitivo per l'azienda. La dispersione della conoscenza è un rischio ogni volta che un dipendente lascia o cambia ruolo.
Per questo motivo è necessario che le informazioni non rimane una prerogativa di una persona, ma è condiviso il più possibile con i loro colleghi in modo che possa essere ricercato e utilizzato facilmente.5)
Stimolare le informazioni e creare nuove informazioniUltimo ma non meno importante, un KMS può aiutare gli altri ad apprendere e produrre nuove conoscenze. È il project manager che deve promuovere una cultura della collaborazione e incoraggiare i dipendenti a imparare, perseguire i propri obiettivi e fare affari. Se potete lavorare insieme, potete stimolare la crescita di nuove idee, diffondere la cultura dell'innovazione in tutta l'azienda.
Se tutti ne vedono l'importanza e il contributo al miglioramento della circolazione delle conoscenze, ci sarà un maggiore incentivo a condividere idee e informazioni. Un vero circolo vizioso della produttività.
Come implementare un sistema di gestione della conoscenza
Prima di scegliere il software più adatto per gestire la conoscenza aziendale, è necessario avere chiari i passaggi principali per implementare una soluzione di gestione della conoscenza aziendale.
Queste sono le 5 fasi della gestione della conoscenza:
1. Innanzitutto, è utile analizzare e comprendere lo scenario di partenza e le sfide legate all'implementazione del sistema di Knowledge Management: quali problemi risolverà? Se fino ad ora i processi di gestione della conoscenza sono stati relegati a semplici compiti del dipartimento IT, è necessario apportare un cambiamento culturale, in modo che KM sia considerata una piattaforma disponibile per l'intera organizzazione e alla quale tutti possono contribuire.
2. In questa fase dell'organizzazione del Knowledge Management, è necessario definire una strategia e degli obiettivi in dettaglio, nonché definire gli stakeholder, ovvero tutti quei soggetti che possono essere utili o avere un ruolo nell'implementazione del Knowledge Management System.
3. A questo punto sarà utile iniziare a mappare la Knowledge Base, classificando i contenuti per semplificare le ricerche future. All'interno della Knowledge Base, le conoscenze esterne e interne devono essere integrate, sia esplicite (documenti, dati, informazioni) che tacite (derivate dall'esperienza e dal contesto).
4. Una volta definiti la terminologia e i formati, che verranno utilizzati per richiamare determinati contenuti quando necessario, si procede alla definizione dei ruoli e delle funzionalità necessari, stabilendo quali operazioni possono essere eseguite, da chi e con quali restrizioni.
5. Al termine di questa fase, è necessario scegliere un sistema digitale, ossia selezionare un software, che soddisfi le esigenze appena evidenziate. L'utilizzo di software che si avvale dell'Intelligenza Artificiale può rappresentare una soluzione innovativa per semplificare il processo e il conseguente utilizzo della Knowledge Base aziendale.
Soluzioni e vantaggi apportati dal dynamic knowledge base management con un KM system
L'uso del software di gestione della conoscenza dovrebbe fornire alcuni vantaggi pratici di base:
— essere compatibile con tutti i file formati (desktop e web);
— essere integrabile con più piattaforme e applicazioni;
— per rendere possibile la suddivisione in utenti e gruppi in termini di autorizzazioni di accesso ai documenti;
— per rendere possibile il follow-up e aggiorna il contenuto, fornendo grafici e analisi delle attività;
— per garantire sicurezza dei dati, anche nel cloud.
Vantaggi a lungo termine per l'azienda
1. Centralizza l'accesso alla conoscenza e incoraggia la soddisfazione del clienteSicuramente uno dei vantaggi di una buona gestione della conoscenza è che elimina gli sprechi costi di gestione: unificando processi e comunicazioni, si dedica meno tempo alla ricerca di informazioni e dati sparsi e le risorse possono essere meglio distribuite dove sono ritenute più utili. Quando l'accesso ai documenti è semplice e veloce, anche tutte le attività risultanti possono essere ottimizzate. Se un servizio clienti ha bisogno di determinate informazioni per poter rispondere prontamente alle richieste degli utenti, il KMS gli consente di cercarle in modo indipendente e rapido, senza inoltrare ticket all'Help Desk o sovraccaricare i colleghi di altri reparti. Il risultato non è solo un risparmio di tempo, ma anche un miglioramento dell'opinione dei clienti sull'azienda.
2. Semplifica la ricerca di informazioni utilizzando il linguaggio naturaleLa tecnologia digitale fornisce sistemi sempre più avanzati che semplificano ricercare e centralizzare la conoscenza. L'obiettivo di un Knowledge Management System è interrogare, come un vero motore di ricerca, tutte le informazioni già possedute dall'azienda, attraverso un interfaccia semplice e intuitiva, facile da usare. Combinando il software di gestione della conoscenza con un'interfaccia in linguaggio naturale, sarà più facile per gli utenti porre domande, ricevere risposte e suggerimenti, semplificare le attività lavorative.
3. Garantire che i contenuti siano aggiornati e promuovere la circolazione delle conoscenzeGrazie all'utilizzo dell'IA e del machine learning, i sistemi di Knowledge Management come Pigro, possiedono una caratteristica fondamentale: è definita come gestione dinamica dei documenti proprio la caratteristica che consente nuovi contenuti da fonti collegate per essere usato subito. Nuovi articoli del blog, nuove pagine del sito Web, nuove schede di prodotto, ecc. possono essere importati da un URL del sito, copiati e incollati o importati direttamente dai file ed essere costantemente aggiornati e arricchiti automaticamente, grazie a strumenti per la creazione di nuovi contenuti e avvisi che segnalano lacune informative nella documentazione. Il risparmio di tempo è evidente, sia nello svolgimento delle attività lavorative, ma soprattutto nella fase di implementazione dell'intero sistema, che non richiede modifiche o trascrizioni della Knowledge Base per renderle utilizzabili. Inoltre, le persone con più competenze possono accrescere le loro conoscenze condividendolo con il resto dell'azienda, sentendoti più motivato e di conseguenza più produttivo.
4. Migliora la collaborazione e la produttivitàL'adozione di una strategia di gestione della conoscenza favorisce collaborazione a più livelli, influendo sulla catena del valore. Se accompagnata dalla diffusione di una cultura della condivisione delle conoscenze, può migliorare i processi di innovazione e, di conseguenza, le performance aziendali, per ottenere un vantaggio competitivo.Usare un software che automatizza l'importazione della knowledge basee estrae le risposte richieste e documenta al momento giusto, semplifica la gestione della conoscenza aziendale: cerca facilmente e rapidamente i contenuti, condividili con i colleghi, fai domande, assegna risorse, archivia nuova documentazione e semplifica l'onboarding e la formazione del nuovo personale. Queste sono le attività che possono incoraggiare tutti, dai tirocinanti ai CEO, a valorizzare la conoscenza e a far circolare nuove idee.
Quali problemi risolve?
Mancanza di condivisione delle conoscenze e scarsa propensione all'innovazione:
l'accumulo di conoscenze L'accumulo di conoscenze rappresenta un problema per tutte le aziende. È direttamente correlato alla mancanza di condivisione delle conoscenze, spesso causata da una cultura aziendale debole che non incentiva i dipendenti a diffondere idee e informazioni. Alcuni dipendenti accumulano informazioni perché li fanno sentire autorevoli e indispensabili sul posto di lavoro, poiché i colleghi devono rivolgersi a loro per un consiglio. In altri casi, la collaborazione e la condivisione delle informazioni semplicemente non sono incoraggiate con i sistemi e le infrastrutture tecnologiche corretti.Qualunque sia la causa, il risultato è sempre lo stesso: la produttività ne risente.Quando i dipendenti sono costretti a rispondere alle stesse domande più e più volte, significa che la documentazione pertinente non esiste o non è accessibile a tutti.
Ciò porta a rallentare il loro lavoro per rispondere a domande facilmente risolvibili, perdendo tempo che potrebbe essere dedicato a compiti più pertinenti. Inoltre, quando un dipendente lascia l'azienda, ad esempio in caso di licenziamento o pensionamento, tutte le conoscenze relative alla sua esperienza nella risoluzione dei problemi andranno perse. Spesso le aziende non stabiliscono politiche per organizzare e archiviare in modo uniforme la documentazione, con conseguente perdita di conoscenze chiave (soprattutto conoscenze tacite) e impedendo l'accesso a contenuti aggiornati. Per questo motivo, tutte le unità aziendali devono garantire un punto di accesso centralizzato all'intera base di conoscenze, sviluppando un sistema di gestione della conoscenza e apportando un cambiamento culturale (ad esempio, attraverso un sistema di incentivi per coloro che collaborano alla condivisione di informazioni e best practice). In questo modo, anche le informazioni mal organizzate o nascoste possono diventare facilmente ricercabili e rintracciabili per rendere il lavoro più efficiente.
Danni alla reputazione del marchio aziendale
Quando manca la condivisione delle informazioni all'interno dell'azienda (o le informazioni sono frammentate e mal organizzate) diventa impossibile comunicare e c'è meno collaborazione tra i reparti. Di conseguenza, il lavoro diventa più lento, poiché ogni volta che un dipendente non riesce a trovare ciò di cui ha bisogno per archiviare i documenti, eseguire una procedura o fornire risposte a un cliente, perde tempo a cercare tra documenti disorganizzati o ad aprire un ticket per passare la richiesta a un collega, aumentando il suo carico di lavoro. Anche le relazioni con i clienti si deteriorano: il servizio di assistenza clienti, che è il principale punto di contatto con il consumatore, mira a fornire informazioni coerenti e accurate per garantire la soddisfazione dei clienti. Ecco perché tutti devono avere un accesso facile e immediato alle conoscenze di cui hanno bisogno, per ottimizzare tempo e risorse. Quando questo requisito viene a mancare, la reputazione del marchio ne risente. Spesso, una buona comunicazione può influire anche sulla soddisfazione dei dipendenti: quando si dispone di strumenti che facilitano lo scambio di informazioni tra il personale o all'esterno, con i clienti finali, si traduce nella capacità di lavorare in un ambiente organizzato, dove si hanno tutti gli strumenti necessari per svolgere meglio il proprio lavoro.Iniziare a mettere in pratica la gestione della conoscenza significa costruire un clima di condivisione e sviluppo, compreso lo sviluppo tecnologico, che incoraggi l'innovazione e la crescita, sia per l'individuo che per l'organizzazione. E questo influenza anche l'immagine percepita esternamente.
Integrazione e gestione delle lacune nelle conoscenze
Quando un nuovo dipendente arriva in azienda, il primo passo è formarlo e poi introdurlo alle sue nuove mansioni. Questo processo si chiama onboarding ed è di fondamentale importanza per trasferire conoscenze e rendere operativa la nuova risorsa. Serve a costruire e cementare il rapporto con l'azienda, i colleghi e il management, promuovendo la fidelizzazione dei dipendenti, ossia la capacità di evitare licenziamenti e dimissioni dei dipendenti. Troppo spesso, l'onboarding si conclude con lunghe sessioni di orientamento, che sono di fatto un processo di apprendimento minimale in cui il nuovo dipendente è sommerso da informazioni e documenti che ha difficoltà a consultare. Ogni volta che un nuovo dipendente ha dubbi o domande, non può fare altro che consultare i colleghi o avventurarsi in fonti e archivi caotici. Ci sono poi quei casi in cui, invece, le informazioni mancano e non sono presenti nemmeno all'interno della documentazione: in queste situazioni, si parla di Knowledge Gaps ed è importante sapere subito se ciò che si sta cercando esiste o se deve essere costruito da zero. In entrambi i casi, avere un sistema che consente di accedere e interrogare la knowledge base per trovare le informazioni necessarie fa risparmiare tempo e aumenta la produttività. La gestione della conoscenza può essere utile in casi come questi, sia per consentire la creazione di nuova documentazione secondo necessità, sia per far sì che nuove persone acquisiscano familiarità con strumenti, gergo e cultura aziendale, nonché le migliori pratiche per lo svolgimento delle attività lavorative. Grazie all'IA, inoltre, è ora possibile analizzare la qualità della base di conoscenza, misurare l'efficacia dei contenuti e identificare le aree di miglioramento, ottenendo informazioni utili su come migliorare la documentazione: leggi tutto su «Knowledge Insights».
Aumento dei costi aziendali
Tra le risorse dell'azienda ci sono sicuramente le informazioni e le conoscenze che risiedono nel personale dell'azienda. Tra queste, di fondamentale importanza sono le migliori pratiche che consentono loro di affrontare nuove procedure e risolvere problemi.Purtroppo, come visto sopra parlando di Knowledge Hoarding, molto spesso queste risorse non sono capitalizzate, cioè non vengono raccolte e organizzate per essere messe a disposizione di chi ne ha bisogno, con conseguenti costi elevati per l'organizzazione.La dispersione di informazioni preziose può comportare costi elevati in termini di tempo, sia in termini di ricerca che in termini di ricostruendo le informazioni non trovate, che si traducono in ore lavorative non dedicato ad attività redditizie. Per questi motivi, ogni azienda o organizzazione deve disporre di sistemi di gestione della conoscenza. Il software di gestione della conoscenza consente l'ottimizzazione delle risorse per raggiungere l'obiettivo di ridurre i costi aziendali. In particolare, stiamo parlando dei costi materiali legati alla creazione e all'archiviazione di documenti cartacei fisici. Grazie al cloud storage offerto da molti software di gestione documentale, l'accesso alle informazioni e il recupero dei file sono facili e possibili anche da remoto.
— essere compatibile con tutti i file formati (desktop e web);
— essere integrabile con più piattaforme e applicazioni;
— per rendere possibile la suddivisione in utenti e gruppi in termini di autorizzazioni di accesso ai documenti;
— per rendere possibile il follow-up e aggiorna il contenuto, fornendo grafici e analisi delle attività;
— per garantire sicurezza dei dati, anche nel cloud.
Vantaggi a lungo termine per l'azienda
1. Centralizza l'accesso alla conoscenza e incoraggia la soddisfazione del clienteSicuramente uno dei vantaggi di una buona gestione della conoscenza è che elimina gli sprechi costi di gestione: unificando processi e comunicazioni, si dedica meno tempo alla ricerca di informazioni e dati sparsi e le risorse possono essere meglio distribuite dove sono ritenute più utili. Quando l'accesso ai documenti è semplice e veloce, anche tutte le attività risultanti possono essere ottimizzate. Se un servizio clienti ha bisogno di determinate informazioni per poter rispondere prontamente alle richieste degli utenti, il KMS gli consente di cercarle in modo indipendente e rapido, senza inoltrare ticket all'Help Desk o sovraccaricare i colleghi di altri reparti. Il risultato non è solo un risparmio di tempo, ma anche un miglioramento dell'opinione dei clienti sull'azienda.
2. Semplifica la ricerca di informazioni utilizzando il linguaggio naturaleLa tecnologia digitale fornisce sistemi sempre più avanzati che semplificano ricercare e centralizzare la conoscenza. L'obiettivo di un Knowledge Management System è interrogare, come un vero motore di ricerca, tutte le informazioni già possedute dall'azienda, attraverso un interfaccia semplice e intuitiva, facile da usare. Combinando il software di gestione della conoscenza con un'interfaccia in linguaggio naturale, sarà più facile per gli utenti porre domande, ricevere risposte e suggerimenti, semplificare le attività lavorative.
3. Garantire che i contenuti siano aggiornati e promuovere la circolazione delle conoscenzeGrazie all'utilizzo dell'IA e del machine learning, i sistemi di Knowledge Management come Pigro, possiedono una caratteristica fondamentale: è definita come gestione dinamica dei documenti proprio la caratteristica che consente nuovi contenuti da fonti collegate per essere usato subito. Nuovi articoli del blog, nuove pagine del sito Web, nuove schede di prodotto, ecc. possono essere importati da un URL del sito, copiati e incollati o importati direttamente dai file ed essere costantemente aggiornati e arricchiti automaticamente, grazie a strumenti per la creazione di nuovi contenuti e avvisi che segnalano lacune informative nella documentazione. Il risparmio di tempo è evidente, sia nello svolgimento delle attività lavorative, ma soprattutto nella fase di implementazione dell'intero sistema, che non richiede modifiche o trascrizioni della Knowledge Base per renderle utilizzabili. Inoltre, le persone con più competenze possono accrescere le loro conoscenze condividendolo con il resto dell'azienda, sentendoti più motivato e di conseguenza più produttivo.
4. Migliora la collaborazione e la produttivitàL'adozione di una strategia di gestione della conoscenza favorisce collaborazione a più livelli, influendo sulla catena del valore. Se accompagnata dalla diffusione di una cultura della condivisione delle conoscenze, può migliorare i processi di innovazione e, di conseguenza, le performance aziendali, per ottenere un vantaggio competitivo.Usare un software che automatizza l'importazione della knowledge basee estrae le risposte richieste e documenta al momento giusto, semplifica la gestione della conoscenza aziendale: cerca facilmente e rapidamente i contenuti, condividili con i colleghi, fai domande, assegna risorse, archivia nuova documentazione e semplifica l'onboarding e la formazione del nuovo personale. Queste sono le attività che possono incoraggiare tutti, dai tirocinanti ai CEO, a valorizzare la conoscenza e a far circolare nuove idee.
Quali problemi risolve?
Mancanza di condivisione delle conoscenze e scarsa propensione all'innovazione:
l'accumulo di conoscenze L'accumulo di conoscenze rappresenta un problema per tutte le aziende. È direttamente correlato alla mancanza di condivisione delle conoscenze, spesso causata da una cultura aziendale debole che non incentiva i dipendenti a diffondere idee e informazioni. Alcuni dipendenti accumulano informazioni perché li fanno sentire autorevoli e indispensabili sul posto di lavoro, poiché i colleghi devono rivolgersi a loro per un consiglio. In altri casi, la collaborazione e la condivisione delle informazioni semplicemente non sono incoraggiate con i sistemi e le infrastrutture tecnologiche corretti.Qualunque sia la causa, il risultato è sempre lo stesso: la produttività ne risente.Quando i dipendenti sono costretti a rispondere alle stesse domande più e più volte, significa che la documentazione pertinente non esiste o non è accessibile a tutti.
Ciò porta a rallentare il loro lavoro per rispondere a domande facilmente risolvibili, perdendo tempo che potrebbe essere dedicato a compiti più pertinenti. Inoltre, quando un dipendente lascia l'azienda, ad esempio in caso di licenziamento o pensionamento, tutte le conoscenze relative alla sua esperienza nella risoluzione dei problemi andranno perse. Spesso le aziende non stabiliscono politiche per organizzare e archiviare in modo uniforme la documentazione, con conseguente perdita di conoscenze chiave (soprattutto conoscenze tacite) e impedendo l'accesso a contenuti aggiornati. Per questo motivo, tutte le unità aziendali devono garantire un punto di accesso centralizzato all'intera base di conoscenze, sviluppando un sistema di gestione della conoscenza e apportando un cambiamento culturale (ad esempio, attraverso un sistema di incentivi per coloro che collaborano alla condivisione di informazioni e best practice). In questo modo, anche le informazioni mal organizzate o nascoste possono diventare facilmente ricercabili e rintracciabili per rendere il lavoro più efficiente.
Danni alla reputazione del marchio aziendale
Quando manca la condivisione delle informazioni all'interno dell'azienda (o le informazioni sono frammentate e mal organizzate) diventa impossibile comunicare e c'è meno collaborazione tra i reparti. Di conseguenza, il lavoro diventa più lento, poiché ogni volta che un dipendente non riesce a trovare ciò di cui ha bisogno per archiviare i documenti, eseguire una procedura o fornire risposte a un cliente, perde tempo a cercare tra documenti disorganizzati o ad aprire un ticket per passare la richiesta a un collega, aumentando il suo carico di lavoro. Anche le relazioni con i clienti si deteriorano: il servizio di assistenza clienti, che è il principale punto di contatto con il consumatore, mira a fornire informazioni coerenti e accurate per garantire la soddisfazione dei clienti. Ecco perché tutti devono avere un accesso facile e immediato alle conoscenze di cui hanno bisogno, per ottimizzare tempo e risorse. Quando questo requisito viene a mancare, la reputazione del marchio ne risente. Spesso, una buona comunicazione può influire anche sulla soddisfazione dei dipendenti: quando si dispone di strumenti che facilitano lo scambio di informazioni tra il personale o all'esterno, con i clienti finali, si traduce nella capacità di lavorare in un ambiente organizzato, dove si hanno tutti gli strumenti necessari per svolgere meglio il proprio lavoro.Iniziare a mettere in pratica la gestione della conoscenza significa costruire un clima di condivisione e sviluppo, compreso lo sviluppo tecnologico, che incoraggi l'innovazione e la crescita, sia per l'individuo che per l'organizzazione. E questo influenza anche l'immagine percepita esternamente.
Integrazione e gestione delle lacune nelle conoscenze
Quando un nuovo dipendente arriva in azienda, il primo passo è formarlo e poi introdurlo alle sue nuove mansioni. Questo processo si chiama onboarding ed è di fondamentale importanza per trasferire conoscenze e rendere operativa la nuova risorsa. Serve a costruire e cementare il rapporto con l'azienda, i colleghi e il management, promuovendo la fidelizzazione dei dipendenti, ossia la capacità di evitare licenziamenti e dimissioni dei dipendenti. Troppo spesso, l'onboarding si conclude con lunghe sessioni di orientamento, che sono di fatto un processo di apprendimento minimale in cui il nuovo dipendente è sommerso da informazioni e documenti che ha difficoltà a consultare. Ogni volta che un nuovo dipendente ha dubbi o domande, non può fare altro che consultare i colleghi o avventurarsi in fonti e archivi caotici. Ci sono poi quei casi in cui, invece, le informazioni mancano e non sono presenti nemmeno all'interno della documentazione: in queste situazioni, si parla di Knowledge Gaps ed è importante sapere subito se ciò che si sta cercando esiste o se deve essere costruito da zero. In entrambi i casi, avere un sistema che consente di accedere e interrogare la knowledge base per trovare le informazioni necessarie fa risparmiare tempo e aumenta la produttività. La gestione della conoscenza può essere utile in casi come questi, sia per consentire la creazione di nuova documentazione secondo necessità, sia per far sì che nuove persone acquisiscano familiarità con strumenti, gergo e cultura aziendale, nonché le migliori pratiche per lo svolgimento delle attività lavorative. Grazie all'IA, inoltre, è ora possibile analizzare la qualità della base di conoscenza, misurare l'efficacia dei contenuti e identificare le aree di miglioramento, ottenendo informazioni utili su come migliorare la documentazione: leggi tutto su «Knowledge Insights».
Aumento dei costi aziendali
Tra le risorse dell'azienda ci sono sicuramente le informazioni e le conoscenze che risiedono nel personale dell'azienda. Tra queste, di fondamentale importanza sono le migliori pratiche che consentono loro di affrontare nuove procedure e risolvere problemi.Purtroppo, come visto sopra parlando di Knowledge Hoarding, molto spesso queste risorse non sono capitalizzate, cioè non vengono raccolte e organizzate per essere messe a disposizione di chi ne ha bisogno, con conseguenti costi elevati per l'organizzazione.La dispersione di informazioni preziose può comportare costi elevati in termini di tempo, sia in termini di ricerca che in termini di ricostruendo le informazioni non trovate, che si traducono in ore lavorative non dedicato ad attività redditizie. Per questi motivi, ogni azienda o organizzazione deve disporre di sistemi di gestione della conoscenza. Il software di gestione della conoscenza consente l'ottimizzazione delle risorse per raggiungere l'obiettivo di ridurre i costi aziendali. In particolare, stiamo parlando dei costi materiali legati alla creazione e all'archiviazione di documenti cartacei fisici. Grazie al cloud storage offerto da molti software di gestione documentale, l'accesso alle informazioni e il recupero dei file sono facili e possibili anche da remoto.
Conclusione
Il Knowledge Management è stato sviluppato per gestire la conoscenza aziendale, sia tacita che esplicita. Il focus di questo ramo di attività non è solo sulla semplice documentazione ma anche sull'esperienza delle persone.
Tutti coloro che fanno parte di un'organizzazione ne rappresentano anche il capitale più importante e sono detentori di know-how: rappresentano la cosiddetta «conoscenza tacita».
Ecco perché, oggi, sempre più aziende offrono soluzioni di Knowledge Management basate sull'intelligenza artificiale e sull'apprendimento automatico, in grado di ridurre al minimo gli sforzi da parte dei clienti aziendali, per facilitare l'accesso e la condivisione delle conoscenze tra tutte le divisioni aziendali. Concentrarsi sullo sviluppo di un buon sistema di Knowledge Management significa creare la possibilità per ogni dipendente o utente di un'organizzazione di condividere e avere accesso alle informazioni, nel modo più semplice e veloce possibile, riducendo così i costi e ottimizzando l'uso di risorse coinvolti nei processi aziendali.
Tutti coloro che fanno parte di un'organizzazione ne rappresentano anche il capitale più importante e sono detentori di know-how: rappresentano la cosiddetta «conoscenza tacita».
Ecco perché, oggi, sempre più aziende offrono soluzioni di Knowledge Management basate sull'intelligenza artificiale e sull'apprendimento automatico, in grado di ridurre al minimo gli sforzi da parte dei clienti aziendali, per facilitare l'accesso e la condivisione delle conoscenze tra tutte le divisioni aziendali. Concentrarsi sullo sviluppo di un buon sistema di Knowledge Management significa creare la possibilità per ogni dipendente o utente di un'organizzazione di condividere e avere accesso alle informazioni, nel modo più semplice e veloce possibile, riducendo così i costi e ottimizzando l'uso di risorse coinvolti nei processi aziendali.
