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Implementare il Knowledge Management System con la gestione documentale dinamica

Implementare il Knowledge Management System con la gestione documentale dinamica

Quali caratteristiche deve avere un buon Knowledge Management System e come riesce ad aumentare la produttività aziendale?

I sistemi di gestione documentale sono alla base del Knowledge Management aziendale, assicurando la condivisione delle informazioni fra tutti i reparti. Il Knowledge sharing è, infatti, una pratica fondamentale per tutte le aziende che vogliono eliminare sprechi di tempo e denaro e risultare più competitive.

L’importanza della Knowledge Base aziendale

La Knowledge Base di un’azienda è il patrimonio di informazioni e procedure fondamentali per i dipendenti e i clienti: il cosiddetto know-how. La tacit knowledge, o conoscenza implicita, ne rappresenta l’elemento più prezioso, perchè composta da best-practices e processi decisionali messi in pratica dagli attori aziendali, collaudati con il tempo e tramandati (in parte) attraverso l’esperienza.

Per questo motivo, è importante che il capitale intellettuale possa risultare facilmente accessibile e condivisibile tra i vari dipartimenti, affinché chiunque, secondo il proprio ruolo, possa sfruttare le informazioni messe a disposizione per svolgere al meglio il proprio lavoro.

Knowledge Management System: caratteristiche

Il Knowledge Management, o gestione della conoscenza aziendale, ha l’obiettivo di far circolare il sapere aziendale e conservare le informazioni, rendendole accessibili qualora ce ne sia bisogno. 

Per implementare tale tipo di attività è necessario far ricorso a dei knowledge management tools, che permettano di importare tutto il know-how e di riproporlo quando viene richiesto.

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Il Knowledge Management System fa riferimento a qualsiasi sistema IT che permette di:

1. ACQUISIRE, ARCHIVIARE E RECUPERARE INFORMAZIONI

Per fare questo il KMS deve importare, o creare ex-novo, la knowledge base da cui estrarre le risposte e i documenti richiesti al momento giusto.

Un software di gestione documentale può automatizzare questa importazione, senza necessità di riscrivere i contenuti in un linguaggio diverso da quello naturale, permettendo di ottimizzare i tempi di implementazione del sistema.

Viene definita gestione documentale dinamica proprio la caratteristica che consente di utilizzare immediatamente i nuovi contenuti delle fonti collegate. Nuovi articoli del blog, nuove pagine del sito, nuove schede prodotto, ecc. potranno essere importati da una URL del sito web, copiati ed incollati o importati direttamente dai file ed essere costantemente aggiornati e arricchiti in automatico, grazie a strumenti per creare nuovi contenuti e alert che segnalano lacune informative nella documentazione.

2. INDICIZZARE E GESTIRE LA CONOSCENZA

Nella creazione delle repository di informazioni aziendali, la conoscenza può essere indicizzata in categorie per facilitarne la successiva navigazione. Grazie all’Intelligenza Artificiale i sistemi di Knowledge Management si sono evoluti e anche questo step può essere automatizzato, integrando rapidamente le soluzioni nei processi aziendali. 

La piattaforma AI di Pigro, ad esempio, permette di interrogare la Knowledge Base tramite un’interfaccia conversazionale, effettuando in automatico un match tra possibili domande e risposte contenute nei documenti digitali.

3. ALLOCARE FACILMENTE LE RISORSE AZIENDALI

Come conseguenza della circolazione delle informazioni attraverso la gestione della conoscenza d’impresa, procedure e processi decisionali atti a svolgere qualsiasi lavoro risulteranno più veloci da applicare.

Non si perderà tempo nella ricerca di risposte e nella risoluzione di ticket ripetitivi, ma chiunque secondo il proprio ruolo potrà prendere decisioni autonomamente, avendo a disposizione tutte le conoscenze di cui necessita.

Avvalersi di un software che automatizza l’importazione della knowledge base, ed estrae le risposte e i documenti richiesti al momento giusto, semplifica la gestione delle conoscenze aziendali: cercare facilmente e velocemente contenuti, condividerli con i colleghi, porre domande, assegnare risorse, immagazzinare nuova documentazione, formare il nuovo personale e incoraggiare tutti, dagli stagisti ai CEO, a fornire idee.

La disponibilità di un accesso libero e semplice a documenti, schede prodotto, listini prezzo e qualsiasi altro tipo di file, permette di ottimizzare tempi e costi sia dell’Helpdesk che del Customer Service, offrire servizi migliori ed avere clienti più soddisfatti.

4. COSTITUIRE UNA PREZIOSA MINIERA DI CONOSCENZE NASCOSTE

Il vantaggio di una buona gestione del know-how aziendale è quello di valorizzare le conoscenze implicite costruite grazie all’esperienza dei lavoratori. Per mettere a frutto le best practices e le procedure collaudate per la risoluzione dei problemi occorre diffondere la cultura della condivisione e offrire delle modalità di raccolta delle conoscenze. Renderle facilmente accessibili a tutti rappresenta, infatti, il modo migliore per evitare sprechi di tempo e di produttività.

La condivisione di best-practices e know-how può rappresentare un vantaggio competitivo per l’azienda. La dispersione delle conoscenze è un rischio tutte quelle volte che un dipendente se ne va o cambia ruolo. Per questo è necessario che le informazioni non rimangano appannaggio di uno solo, ma siano il più possibile condivise con i propri colleghi, in modo da poter essere ricercate e utilizzate facilmente.

5. STIMOLARE LA COLLABORAZIONE E CREARE NUOVA CONOSCENZA

Infine, ma non per importanza, un KMS può aiutare a conoscere e a produrre nuova conoscenza. E’ il responsabile del progetto a dover promuovere la cultura della collaborazione e a  incentivare i dipendenti ad imparare, perseguire i propri obiettivi, fare business. Instaurando un clima di collaborazione e condivisione, si stimola la crescita di nuove idee, diffondendo la cultura dell’innovazione all’interno dell’azienda.

Se tutti vedono riconosciuti la propria importanza e il proprio contributo per migliorare la circolazione delle conoscenze, vi sarà un maggiore stimolo a condividere idee e informazioni. Un vero e proprio circolo vizioso di produttività.

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